13.07.2020
Auszubildende an Bord holen
"Onboarding" als unterstützende Maßnahme zur Einführung in den Betrieb
von Stefanie Zutavern, Melanie Enders, Andreas Rausch und Jürgen Seifried
Der Übergang vom "Schonraum Schule" in die Arbeitswelt ist für junge Menschen oft problematisch und von Unsicherheiten und Selbstzweifeln geprägt. Wenn der Ausbildungsstart misslingt, drohen Enttäuschungen auf Seiten des Azubis und des Ausbildungsbetriebes und als mögliche Folge eine frühzeitige Vertragslösung. Ein gezieltes und systematisches "Onboarding" kann dies verhindern. Durch ein Bündel von Einzelmaßnahmen soll es den Berufseinstieg unterstützen und den Übergangsprozess für beide Seiten zum Erfolg führen.
Zu Beginn der Ausbildung gehen den meisten jungen Menschen viele Fragen rund um den Ausbildungsstart durch den Kopf. Kann ich das überhaupt? Was passiert, wenn ich etwas nicht schaffe? Wen kann ich um Hilfe bitten? Duze oder sieze ich die Kollegen? Und hoffentlich stelle ich mich nicht zu ungeschickt an… Der Übergang von der Schule in die Arbeitswelt stellt Auszubildende also oft vor Herausforderungen, die langjährige Mitarbeitende – auch in den Personal- und Ausbildungsabteilungen – manchmal aus dem Blick verloren haben. Hier kann Onboarding helfen.
Der Begriff bezieht sich auf die Phase des Eintritts in eine Organisation und auf die in dieser Phase unterstützenden Maßnahmen. Onboarding kommt bei der Integration sämtlicher neuen Mitarbeitenden (seien es nun erfahrene Fach- und Führungskräfte oder Berufseinsteiger) Bedeutung zu. Gerade zu Beginn einer Berufsausbildung sind flankierende Maßnahmen jedoch besonders wichtig, um Enttäuschungen auf beiden Seiten, die in frühzeitige Vertragslösungen münden können, zu vermeiden. Gelungene Onboarding-Prozesse unterstützen sowohl den Kompetenzerwerb als auch die soziale Integration und legen den Grundstein für eine langfristige Bindung an das Ausbildungsunternehmen. Ziel des vorliegenden Beitrags ist es, typische Problemlagen zu Ausbildungsbeginn und geeignete Maßnahmen des Onboardings aufzuzeigen.
Vom Schonraum Schule in die Arbeitswelt
Wechseln erfahrene Fachkräfte den Arbeitgeber, müssen sie sich im neuen Unternehmen zurechtfinden. Für Auszubildende kommt hinzu, dass der Ausbildungsbeginn zugleich den Einstieg in die Arbeitswelt darstellt. Die Jugendlichen bzw. jungen Erwachsenen verlassen den Schonraum Schule und müssen sich fortan in der Erwachsenenwelt behaupten. Das schulische Umfeld spielt zwar im Rahmen des Besuchs der Berufsschule weiterhin eine gewisse Rolle, aber der Großteil der Ausbildungszeit wird im Ausbildungsunternehmen verbracht. Für Auszubildende ist daher der Antritt der Berufsausbildung ein herausforderndes Unterfangen, das sich immer wieder als problembehaftet darstellt und häufig nicht gelingt. Die hohe Anzahl der vorzeitigen Vertragslösungen spricht hier eine deutliche Sprache. Üblicherweise werden folgende typische Herausforderungen der Eingangsphase angeführt:
- Überforderung: Aufgrund fehlender Kompetenzen können sich Auszubildende beim Einstieg überfordert fühlen. Das kann dazu führen, dass ihnen Fehler unterlaufen, die durch Emotionen wie Scham oder Schuld begleitet werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn Fehler öffentlich werden, also Kolleginnen und Kollegen oder Führungskräfte von den Fehlern erfahren. Wenn Fehlersituationen nicht als Lerngelegenheit genutzt werden, kann sich dies langfristig negativ auswirken.
- Unterforderung: Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass sich Auszubildende unterfordert fühlen und sich nach anspruchsvollen und interessanten Tätigkeiten sehnen. Allzu einfache Tätigkeiten werden meist als anspruchslos, langweilig oder gar lästig empfunden und führen zu geringem Kompetenzerleben. Reibungspunkte entstehen ebenfalls, wenn Auszubildende das Gefühl haben, überwiegend mit ausbildungsfremden Tätigkeiten betraut zu werden.
- Körperliche Belastung: Eine weitere Herausforderung stellen je nach Ausbildungsberuf auch ungewohnte und monotone körperliche Belastungen wie bspw. langes Stehen oder schweres Heben dar.
- Konflikte: Konflikte mit Führungskräften, dem betrieblichen Ausbildungspersonal, Kolleginnen und Kollegen oder Kundinnen und Kunden können z. B. in unterschiedlichen Auffassungen und Erwartungen an die Auszubildendenrolle begründet sein.
- Mangelnde Integration: Gelingt es den Neuankömmlingen nicht, sich zu integrieren und ein soziales Netz aufzubauen, entsteht schnell ein Gefühl der Isolation. Hier kann auch die fachbezogene Unterstützung leiden.
- Wohnortwechsel: Ist der Ausbildungsbeginn mit einem Wohnortwechsel verbunden, kann sich ein Gefühl von Einsamkeit einstellen. Ebenso können finanzielle Sorgen, familiäre Konflikte oder auch überzogene Leistungserwartungen an die eigene Person zur Belastung werden.
- Arbeitszeiten: Die Vereinbarkeit privater und beruflicher Interessen wird stellenweise als schwierig erlebt, wenn Auszubildende ihre Arbeitszeiten (z. B. in der Gastronomie) als ungünstig empfinden. Auch Überstunden sind laut DGB-Ausbildungsreport (hier geben seit Jahren ca. ein Drittel der Befragten an, regelmäßig Überstunden zu leisten) nicht unüblich.
- Berufsschule: Schließlich können die Ansprüche in der Berufsschule eine Herausforderung darstellen. Probleme können durch Überforderung oder Unterforderung im Unterricht, durch die fehlende Passung betrieblicher und schulischer Lerninhalte oder durch Konflikte mit Lehrkräften entstehen.
Drei Phasen des Onboardings
Onboarding kann als eine Art Maßnahmenbündel aufgefasst werden, mit dem Arbeitgeber versuchen, die Einpassung in den betrieblichen Kontext zu fördern (Newcomer Adjustment). Es zielt darauf ab, dass sich neue Mitarbeitende schnell in ihrem neuen Umfeld und ihrem neuen Aufgabengebiet zurechtfinden und möglichst rasch komplexe Aufgaben selbstständig bearbeiten können. Dadurch erleben sich Neuankömmlinge als kompetent und fühlen sich in ihrer Berufswahlentscheidung bestätigt. Eine Übersicht über mögliche Onboarding-Maßnahmen findet sich am Ende des Beitrages.
Onboarding-Maßnahmen zur Unterstützung der Auszubildenden umfassen formale und informelle Aktivitäten und Programme, die die Integration erleichtern sollen.
Hier ist zu bedenken, dass hochqualifizierte Bewerberinnen und Bewerber regelmäßig mehrere Optionen haben. In Analogie zur Nachkaufwerbung im Marketing ist es daher sinnvoll, neue Mitarbeitende in ihrer Entscheidung zu bestärken und diese von Anfang an an das Unternehmen zu binden. Darüber hinaus ermöglichen Onboarding-Maßnahmen die soziale Integration und den Aufbau eines sozialen Netzwerkes. Diese Überlegungen stehen im Einklang mit Theorien wie der Selbstbestimmungstheorie der Motivation von Richard M. Ryan und Edward L. Deci. Kurz gefasst besagt diese Theorie, dass die Stärke der Motivation davon abhängt, inwiefern Menschen beim Lernen und Arbeiten die drei psychologischen Grundbedürfnisse nach Kompetenzerleben („Ich kann etwas leisten“), sozialer Eingebundenheit („Ich werde akzeptiert“) und Autonomie („Ich darf selbstständig arbeiten“) befriedigen können.
Langfristig können Onboarding-Maßnahmen sowohl Einstellungen als auch Verhalten der neuen Mitarbeitenden positiv beeinflussen, sodass sich sowohl Arbeitsleistung als auch Arbeitszufriedenheit sowie die Identifikation mit dem Unternehmen günstig entwickeln. Onboarding umfasst i.d.R. folgende Phasen:
Orientierungsphase
Die Orientierungsphase beginnt mit dem ersten Arbeitstag und umfasst in etwa die erste Woche nach Eintritt in die Organisation. In dieser Zeit geht es vor allem darum, sich in der neuen Umgebung zurechtzufinden. Hier steigt üblicherweise die Interaktionshäufigkeit und der Kontakt verlagert sich (spätestens jetzt) von der Personal- auf die Fachabteilung. Stellenweise wird schon die Zeit vor dem ersten Arbeitstag (Preboarding) als Teil der Orientierungsphase angesehen, da bereits im Rekrutierungsprozess ein erster Eindruck vom Unternehmen und künftigen Kollegium gewonnen und Erwartungshaltungen ausgebildet werden (antizipatorische Sozialisation).
Einführungsphase
Mit dem Eintritt in die Organisation beginnt die Einführungsphase. Hier geht es um die fachliche, soziale sowie kulturelle Integration. Entsprechend lassen sich Onboarding-Maßnahmen danach unterscheiden, auf welcher der drei Integrationsebenen sie ansetzen (siehe die Übersicht am Ende des Beitrages).
Maßnahmen der fachlichen Integration zielen darauf ab, Kompetenzen aufzubauen und das Kompetenzerleben zu steigern. Hierzu eignen sich bspw. strukturierte Einarbeitungspläne, in denen neben dem eigenen Aufgabengebiet auch Verknüpfungen zu anderen Abteilungen systematisch aufgezeigt werden, oder Schulungsangebote. Paten- oder Mentorenprogramme, die den Auszubildenden dauerhaft eine Ansprechpartnerin bzw. einen Ansprechpartner zur Seite stellen, können sich ebenfalls als hilfreich erweisen.
Maßnahmen auf der sozialen Ebene zielen darauf ab, dass sich die Neuen akzeptiert und zugehörig fühlen. Die Sonderstellung, die sie zum einen durch die Rolle des Lernenden und zum anderen durch den Neueintritt in eine bestehende Gemeinschaft einnehmen, rückt dadurch in den Hintergrund. Außerdem eröffnen sich durch die soziale Integration wertvolle Ressourcen, die auch die fachliche Entwicklung fördern.
Auftaktveranstaltungen (oder auch Teambuilding-Events), in denen sich die Auszubildenden kennenlernen und – falls noch nicht geschehen – in Kontakt mit ihren zuständigen Betreuerinnen und Betreuern in der Ausbildungsstätte treten, können hier unterstützen. Ergänzend empfehlen sich Abteilungs- und Unternehmensrundgänge, Vorstellungsrunden sowie eine persönliche Begrüßung durch die Führungskraft. Darüber hinaus sollten die Auszubildenden zur Teilnahme an bevorstehenden Betriebsfeiern oder zum regelmäßigen gemeinsamen Mittagessen mit Kolleginnen und Kollegen eingeladen werden, um auch außerhalb der Auszubildendengemeinschaft am informellen kollegialen Austausch teilhaben zu können.
Im Rahmen der kulturellen Integration geht es schließlich darum, die Normen und Werte des neuen Arbeitgebers kennenzulernen. Hier wird üblicherweise zwischen den offiziell kommunizierten (explizit vorgegebenen) Arbeitsweisen (Espoused Theory) und den tatsächlich umgesetzten (impliziten) Arbeitsweisen (Theory-in-Use) unterschieden.
Offizielle Prozesse und Richtlinien können Neuankömmlinge gut über Einführungsseminare, Dokumentationen, einen virtuellen Rundgang oder spezielle Willkommensseiten im Intranet kennenlernen. Auszubildende können auch schon vor Beginn der Ausbildung bspw. durch eine Smartphone-App mit Quiz- oder Jump-and-Run-Charakter an das Ausbildungsunternehmen herangeführt werden. Hier können interessante und hilfreiche Informationen zum Unternehmen und dessen Produkten oder Dienstleistungen quasi spielerisch aufgenommen werden. Die impliziten Arbeitsweisen lassen sich dann erst durch die Mitarbeit im Team erlernen. Decken sich die persönlichen Überzeugungen und Einstellungen mit der kulturellen Ausrichtung des Ausbildungsbetriebes, fällt es den Neuzugängen leichter, sich mit ihrem neuen Arbeitgeber zu identifizieren.
Onboarding-Maßnahmen: Systematische Strukturierung
Zur Systematisierung der Onboarding-Maßnahmen kann das Inform-Welcome-Guide-Modell nach Howard J. Klein und Aden E. Heuser (2008) herangezogen werden. In dem häufig zitierten Artikel „The learning of socialization content: A framework for researching orientating practices“ bieten die Autoren mit ihrem Modell einen Rahmen zur systematischen Verortung von Onboarding-Maßnahmen (siehe die Übersicht am Ende des Beitrages). Der Kategorie Inform (Informieren) werden hierbei alle Aktivitäten zugeordnet, die darauf abzielen, die Neuankömmlinge mit dem notwendigen Wissen über die neue Rolle, relevante Prozesse und Abläufe oder auch die Kultur des Unternehmens zu versorgen.
Diese Informationen können entweder direkt und unternehmensseitig kommuniziert, in Form von Ressourcen zur Verfügung gestellt oder durch Trainingsaktivitäten vermittelt werden. Zu Beginn unterstützen sie vor allem die anfängliche Orientierung. Später eignen sich solche Maßnahmen für die fachliche Einarbeitung. Recht einfach lässt sich zum Beispiel eine Willkommens-E-Mail an die neuen Auszubildenden umsetzen, die alle wichtigen Informationen für den ersten Tag enthält (bspw. Arbeitsbeginn und Ansprechpartner). Darüber hinaus können Schulungen und Meeting-Termine vereinbart und als eine Art betrieblicher Stundenplan im Willkommensschreiben oder in Form eines digitalen Terminkalenders per Smartphone-App kommuniziert werden. Ergänzend sorgen vorgefertigte Checklisten oder Einführungsmappen für Struktur und erleichtern den Einstieg.
Während die fachliche Ebene auf die Bewältigung beruflicher Herausforderungen abzielt, fördern Maßnahmen auf der sozialen Ebene die Akzeptanz und Integration der Auszubildenden. Über die kulturelle Ebene kann die Identifikation mit dem betrieblichen Umfeld erreicht werden.
Für die fachliche Einarbeitung empfiehlt sich insbesondere anfangs die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen (z. B. durch Unterweisungen oder Hospitationen/job shadowing). So können erfahrene Fachkräfte die Auszubildenden mit dem neuen Aufgabengebiet vertraut machen und als Ansprechpartner für sonstige Anliegen oder auch vermeintlich nebensächlichen Fragen z. B. zu Pausenregelungen oder Freizeitangeboten fungieren. Zudem können die Kolleginnen und Kollegen auf Dokumentationen und Prozessanleitungen verweisen, die das eigenständige Arbeiten unterstützen können.
Phase der Integration/Metamorphose
Die letzte Phase des Onboarding-Prozesses wird als Integration/Metamorphose bezeichnet. Diese kann dann als abgeschlossen betrachtet werden, wenn die fachliche, soziale und kulturelle Integration erfolgt ist. Die Neuen haben nun die bis dato zu Tage getretenen Widersprüche zwischen sich und der Organisation bewältigt und die Sozialisationsinhalte aufgenommen. Üblicherweise wird die Dauer des Onboarding-Prozesses jedoch nicht mehr am Erreichen der damit verfolgten Ziele festgemacht. Vielmehr wird der Faktor Zeit als Kriterium herangezogen. Dabei reicht die Spannbreite von wenigen Monaten bis hin zu einem Jahr. Oftmals wird (aus formaler Sicht) auch das Ende der Probezeit mit dem Ende der Onboardingmaßnahmen gleichgesetzt. Onboarding ist also i.d.R. auf die ersten Monate beschränkt und somit als Unterform der organisationalen Sozialisation (diese erstreckt sich über das gesamte Arbeitsleben) zu interpretieren.
Willkommen heißen und Begleiten
Der Kategorie Welcome (Willkommen heißen) sind Aktivitäten zugeordnet, die einer angemessenen und wertschätzenden Begrüßung dienen. Hierunter fallen bspw. der Empfang am ersten Arbeitstag oder eine Einführungsveranstaltung für alle neuen Auszubildenden. Während der Empfang eher formlos erfolgen kann, z. B. im Rahmen einer teaminternen Vorstellungsrunde, sind Einführungsveranstaltungen deutlich strukturierter. Teilweise werden die Auszubildenden hier durch Geschäftsleitung oder Vorstand offiziell begrüßt und mit Willkommensgeschenken und Einführungsmappen ausgestattet. Oftmals schließt sich ein Rundgang durch das Unternehmen an und die Gruppe wird zu einem gemeinsamen Lunch eingeladen. Somit ermöglichen die Einführungsveranstaltungen ein gegenseitiges Kennlernen (falls dies noch nicht im Rahmen einer Teambuilding-Maßnahme erfolgt ist) und fördern die soziale Integration.
Die Kategorie Guide (Begleiten) schließlich umfasst Aktivitäten, die den neuen Mitarbeitenden während der gesamten Einstiegsphase zur Verfügung stehen. Das können zum einen Paten oder Mentoren sein, die den Auszubildenden sowohl bei fachlichen Anliegen als auch bei sozial-integrativen Herausforderungen oder entwicklungsperspektivischen Fragestellungen zur Seite stehen. Zum anderen sollten regelmäßige Feedbackrunden mit der Betreuerin bzw. dem Betreuer oder der Führungskraft vereinbart werden. So können sich beide Seiten bspw. im Zwei-Wochen-Rhythmus zu aktuellen Fortschritten und Problemlagen austauschen. Begleitende Maßnahmen sind also als aktives Unterstützungsangebot zu interpretieren, das an die individuellen Bedürfnisse angepasst und damit auf allen drei Ebenen wirksam werden kann.
Eine zweckorientierte Differenzierung der eingesetzten Onboarding-Maßnahmen kann dabei helfen, die fachliche, soziale und kulturelle Integration systematisch zu verfolgen.
Evaluation der Onboarding-Maßnahmen
Um den eingangs aufgezeigten Herausforderungen während der betrieblichen Einstiegsphase von Auszubildenden zu begegnen, empfiehlt sich eine ausgewogene Kombination an Onboarding-Maßnahmen. Der Erfolg der Maßnahmen sollte antizipatorisch, prozessbegleitend und rückblickend evaluiert werden. Dies kann bspw. „klassisch“ durch Fragebogen oder Interviews erfolgen. Als innovativere Variante werden in großen Unternehmen teilweise auch Netzwerkanalysen genutzt, um zu erfassen, in welchem Umfang neue Mitarbeitende sich integrieren und an wen sie sich bei fachlichen Fragen wenden. Eine weitere Methode, um analog zur „Employee Experience“ die „Trainee Experience“ prozessnah zu erfassen, sind regelmäßige Kurzbefragungen in Form von Tagebüchern oder Wochenjournalen.
Für die Entwicklung und Implementierung solcher Evaluationen bieten sich bspw. Kooperationsprojekte mit Universitäten an. In jedem Fall sollten jegliche Rückmeldungen der Auszubildenden genutzt werden, um das Maßnahmenbündel kontinuierlich zu verbessern. Gelingt Unternehmen ein gutes Onboarding der Auszubildenden, dann sollte sich dies mittel- bis langfristig im Rückgang von Vertragslösungen, in guten Leistungen der Auszubildenden, deren langfristiger Bindung an das Unternehmen und einer insgesamt verbesserten Lern- und Arbeitskultur bemerkbar machen.
Onboarding-Maßnahmen im Inform-Welcome-Guide Modell nach Klein und Heuser
Onboarding soll neue Auszubildende dabei unterstützen, sich in der neuen Arbeitsumgebung zurechtzufinden, sich dort wohlzufühlen und gleichzeitig die notwendige Kompetenz zur Bewältigung der neuen Arbeitsaufgaben zu erlangen. Gleichzeitig können Onboarding-Maßnahmen berufsbezogene Einstellungen und Berufsbilder der jungen Erwachsenen prägen, sodass neben der betrieblichen Sozialisation auch die berufliche Sozialisation gefördert wird.
Literatur
Deci, E. L., & Ryan, R. M. (1993). Die Selbstbestimmungstheorie der Motivation und ihre Bedeutung für die Pädagogik. Zeitschrift für Pädagogik, 39(2), 223-238. Verfügbar unter: https://www.pedocs.de/volltexte/2017/11173/pdf/ZfPaed_1993_2_Deci_Ryan_Die_Selbstbestimmungstheorie_der_Motivation.pdf
Klein, H. J., & Heuser, A. E. (2008). The learning of socialization content: A framework for researching orientating practices. Research in Personnel and Human Resource Management, (27), 279-336. https://doi.org/10.1016/S0742-7301(08)27007-6
Kutscha, G., Besener, A., & Debie, S. O. (2009). Probleme der Auszubildenden in der Eingangsphase der Berufsausbildung im Einzelhandel – ProBE: Abschlussbericht und Materialien zum Forschungsprojekt. Essen: Universität Duisburg-Essen. Verfügbar unter: https://www.uni-due.de/~hd257ku/probe/
Lange, S. (2019). Die Berufsausbildungseingangsphase: Anforderungen an Auszubildende und ihre Bewältigungsstrategien am Beispiel des Kfz-Mechatronikerhandwerks. Bielefeld: wbv Media. Verfügbar unter: https://doi.org/10.3278/6004720w
Schörger, J., Rausch, A., & Neubauer, J. (2013). Onboarding von Auszubildenden – Welche Maßnahmen erleichtern den Ausbildungsbeginn? Berufsbildung in Wissenschaft und Praxis: BWP, (2/2013), 42-45. Verfügbar unter: www.bibb.de/bwp-2-2013